sim

DIKLAT PENJENJANGAN
AUDITOR KETUA TIM SIM
KODE MA : 2.160
SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN
2007
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
EDISI KEEMPAT

Judul Modul : Sistem Informasi Manajemen

Penyusun : Djoko Sutono, Ak.
Perevisi I : Slamet Haryadi, Ak., M.S.A.
Rudi Harahap, Ak., M.Com
Perevisi II : M. Hassan, Ak., MAFIS
Perevisi III : Nurharyanto, Ak
Pereviu : Linda Ellen Theresia, S.E., M.B.A.
Editor : Daissy Erdianthy, S.E., M.Ak.

Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP
dalam rangka Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Ketua Tim

Edisi Pertama : Tahun 1999
Edisi Kedua (Revisi Pertama) : Tahun 2002
Edisi Ketiga (Revisi Kedua) : Tahun 2005
Edisi Keempat (Revisi Ketiga) : Tahun 2007

ISBN 979-3873-14-0

Dilarang keras mengutip, menjiplak, atau menggandakan sebagian
atau seluruh isi modul ini, serta memperjualbelikan tanpa izin tertulis
dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP.

Sistem Informasi Manajemen

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar …………………………………………………………….
i
Daftar Isi …………………………………………………………………… iii
Bab I PENDAHULUAN ………………………………………………….
1

A. Latar Belakang ………………………………………………
1

B. Tujuan Pemelajaran Umum ………………………………..
3

C. Tujuan Pemelajaran Khusus ………………………………..
3

D. Deskripsi Singkat Struktur Modul …………………………..
5

E. Metodologi Pemelajaran ……………………………………
6
Bab II KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI ……………………………..
7

A. Pengertian Sistem Informasi ………………………………..
7

B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) ………..
9

C. Perhatian Terhadap Manajemen Informasi ………………… 12

D. Pengguna Sistem Informasi Manajemen …………………… 12

E. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen …………………. 15

F. Konsep Subsistem Informasi Organisasi …………………… 18
Soal Latihan ……………………………………………………. 20
Diskusi Kasus ………………………………………………… … 21

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Bab III SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN ………………. 23

A. Pengambilan Keputusan…………………………………….. 23

B. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (DSS) ……….. 27

C. Sistem
Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan –
Group Decision Support Systems (GDSS) ………………….. 36

D. Sistem
Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif –
Executive Support Systems (ESS) …………… …………….. 41

E. Sistem Pakar – Expert Systems (ES) …….. ………………… 44
Soal Latihan ……………………………………………………. 47
Diskusi Kasus …………………………………………………… 47

Bab IV PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI …………………………… 49

A. Pendahuluan ……………………………………………….. 49

B. Model-Model Pengembangan Sistem ……………………….. 50

C. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem ………………………. 53

D. Durasi Untuk Pengembangan Sistem……………………….. 60

E. Metode Pengembangan Perangkat Lunak ………………….. 61
Soal Latihan ……………………………………………………. 63
Diskusi Kasus ……………………………………………………. 63

Bab V PENGAMANAN DAN PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI ………. 65

A. Kerentanan dan Gangguan Terhadap Sistem Informasi……. 65

B. Tujuan Keamanan Sistem Informasi ……………………….. 69

C. Membangun Pengendalian Sistem Informasi ……………….. 70

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

D. Pengendalian Umum ………………………………………… 71

E. Pengendalian Aplikasi ……………………………………… 81
Soal Latihan …………………………………………………… 84
Diskusi Kasus …………………………………………………… 84
Bab VI DAMPAK ETIKA DAN SOSIAL PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI 86

A. Pendahuluan ……………………………………………….. 86

B. Perilaku Moral dan Konsep Etika …………………………… 88

C. Perlunya Budaya Etika ……………………………………… 89

D. Memahami Timbulnya Permasalahan Etika dalam TI ……… 91

E. Etika Dalam Suatu Masyarakat Informasi…………………… 94

F. Hak Sosial dan Komputer ………………………………….. 101

G. Rencana Tindakan Untuk Mencapai Operasi
Komputer yang Etis …………………………………………. 106
Soal Latihan ……………………………………………………. 107
Diskusi Kasus …………………………………………………… 107
Dafar Pustaka ……………………………………………………………… 109

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan
terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional
(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan
ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para
manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu
dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat
digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah
membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan
lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat
memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk
menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada
Gambar 1-1 di bawah ini.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Gambar – 1-1

Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih
mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten
dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.

Dalam modul sistem informasi manajemen ini, topik-topik yang dibahas
antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi
informasi dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam proses
pengambilan keputusan manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai
perkembangan dari sistem informasi manajemen, tahap-tahap
pengembangan sistem, dan peran penting dari sistem pendukung untuk
pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini juga akan dibahas
mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian dalam
pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Sebagai tambahan, juga dibahas mengenai dampak atau pengaruh etika
dan sosial dari sistem informasi.

Pembahasan modul sistem informasi manajemen ini menggunakan
pendekatan bagaimana penerapannya pada sektor publik, hal ini sejalan
dengan sasaran pengguna modul diklat ini yaitu para pegawai di
lingkungan instansi pemerintahan. Dan untuk lebih mendukung dan
memperkaya pembahasan modul ini, pada bagian akhir modul ini
dilampirkan kebijakan pemerintah khususnya Inpres No.1 Tahun 2006
tentang Pengembangan Pendayagunaan Telematika di Indonesia dan
Inpres No.3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-Government (Lampiran 1).

B. Tujuan Pemelajaran Umum (TPU)
Modul ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum kepada para
peserta diklat tentang materi sistem informasi manajemen. Dengan
mempelajari isi modul ini, para peserta diharapkan dapat memperoleh
pengetahuan dasar mengenai sistem informasi manajemen dan
memahami peran sistem informasi manajemen dalam proses pengambilan
keputusan. Di samping itu, pemahaman yang memadai akan materi sistem
informasi manajemen merupakan langkah awal, khususnya bagai auditor,
untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahamannya mengenai audit
atas sistem informasi.

C. Tujuan Pemelajaran Khusus (TPK)
Dengan mempelajari modul ini diharapkan peserta diklat:

1. memiliki satu pengertian tentang sistem informasi manajemen dan
kemampuan dasar dari sistem tersebut, dapat menguraikan hambatanhambatan
dalam perkembangan SIM dan mampu mengidentifikasi
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

struktur hirarki pengguna SIM dan tingkatan manajemen dalam
pengambilan keputusan;

2. mampu
menjelaskan arti penting dari sistem pendukung yang
digunakan untuk mempertajam kualitas pengambilan keputusan,
mampu menguraikan dan menjabarkan model-model sistem
pendukung yang umum digunakan dalam berbagai aktivitas dan
kegiatan yang dilaksanakan dan memberikan dukungan khususnya
kepada auditor untuk dapat memanfaatkan model sistem pendukung
di dalam pelaksanaan penugasan audit;
3. mampu menjelaskan pendekatan dan model yang digunakan dalam
pengembangan sistem informasi, mampu menguraikan dan
menjabarkan proses pengembangan perangkat keras dan perangkat
lunak untuk merancang sistem informasi, dan memahami jangka
waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi;
4. mampu
menjelaskan berbagai risiko khususnya terkait dengan
kerentanan dan gangguan teknologi informasi dalam sistem informasi
dan mampu menguraikan unsur-unsur pengendalian dalam sistem
informasi untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana
(disaster), kesalahan (errors), interupsi pelayanan dan kejahatan
terhadap pemanfaatan komputer; dan
5. mampu
menjelaskan mengenai dampak perkembangan dan
pemanfaatan teknologi informasi terhadap etika dan lingkungan sosial
masyarakat pengguna, memahami bagaimana etika berhubungan
dengan sistem informasi dan mengenali peran etika dalam organisasi
dan perlunya penerapan budaya etika.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

D. Deskripsi Singkat Struktur Modul
Pembahasan materi dalam modul ini lebih dimaksudkan untuk
memberikan dasar-dasar aplikasi praktis guna meningkatkan pengetahuan
dan pemahaman mengenai pemanfaatan teknologi informasi dalam proses
pengambilan keputusan manajemen khususnya pada sektor publik. Oleh
karena itu muatan-muatan yang dibahas merupakan konsep-konsep sistem
informasi manajemen dan dilengkapi dengan berbagai contoh dan kasus
terkait dengan topik-topik yang dibahas.

Pembagian bab-bab dalam modul sistem informasi manajemen ini adalah
sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan.

Menguraikan dan membahas mengenai gambaran umum tentang
latar belakang, tujuan, metode pemelajaran sistem informasi
manajemen

BAB II Konsep Dasar Sistem Informasi

Menguraikan dan membahas perkembangan sistem informasi
manajemen, definisi sistem dan informasi, dan peran
manajemen sebagai pengguna sistem informasi.

BAB III Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan

Menguraikan dan membahas sistem pendukung dalam rangka
untuk meningkatkan pengambilan keputusan.

BAB IV Pengembangan Sistem Informasi

Menguraikan dan membahas tahap-tahap pengembangan sistem
informasi dan alternatif pendekatan untuk pengembangan
sistem.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB
V
Pengamanan dan Pengendalian Sistem Informasi

Menguraikan sistem pengamanan dan pengendalian terhadap
sistem informasi.

BAB VI
Dampak dan Etika Sosial Pemanfaat Sistem Informasi
Menguraikan dampak atau pengaruh etika dan sosial dari
perkembangan sistem informasi dalam perannya untuk
membantu proses pengambilan keputusan manajemen.

E. Metodologi Pemelajaran
Penyampaian materi diklat ini menggunakan pendekatan pemelajaran
orang dewasa dengan menggunakan metode ceramah, curah pendapat,
diskusi dan peserta dianjurkan membaca seluruh materi yang ada,
menjawab soal-soal yang disertakan di setiap akhir bab. Instruktur akan
membantu peserta untuk memahami materi melalui pemaparan di kelas.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB II
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Tujuan Pemelajaran Khusus
:
Setelah mempelajari bab ini peserta diharapkan:


memiliki satu pengertian mengenai sistem informasi manajemen dan kemampuan
dasar dari sistem tersebut;

dapat menguraikan hambatan-hambatan dalam perkembangan SIM; dan

mampu mengidentifikasi struktur hirarki pengguna SIM dan tingkatan manajemen
dalam pengambilan keputusan.
A. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,
seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang
dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit
terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah
diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan faktafakta
yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat
langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan
manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu
organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang
dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai
tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para
pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran
(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan
berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk
yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk men-
transfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas
yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan
umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di
tahap input berikutnya.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system).
Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan
teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi
yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,
sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi
komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,
ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer
di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan
perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,
dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai
sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program
komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat
instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan
informasi.

B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih
digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi
akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna – khususnya dilingkungan perusahaan –
masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi
akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data
elektronik (PDE).


Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor
baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan
pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi
komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem
informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer
adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu
mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan
akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti

Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan

anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.

Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal

menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan

manajemen tingkat menengah – atas (lihat gambar 2-1).

Fokus Dalam SIM

Bos Kita Gaptek, aah Masa’ Sih…..?!

Indonesia termasuk salah satu dari negara konsep surat yang disiapkan oleh pegawai
yang tertinggal jauh dari bagian dunia lain rendah. Dulu dengan mudah bagi pimpinan
dalam penggunaan komputer. Ini dapat yang lebih tua memerintahkan “bawa surat ini
terlihat dari cara komunikasi penggunaan ke pak Kepala”. Tetapi ini tidak dapat
surat elektronik (e-mail) mempengaruhi diterapkan bila pak Kepala menghendaki
komunikasi pada instansi pemerintah. tanggapan pribadi melalui e-mail. Para
Secara historis posisi para pimpinan di pimpinan tingkat menengah – atas hampir
Indonesia sangat dipengaruhi oleh senioritas tidak bisa mendelegasikan tugas ini ke
dan gender. Pimpinan pada suatu instansi pegawai yang lebih rendah.
salah satu unsur penentunya adalah usia Dalam usaha untuk mempercepat pengetahuan
yang lebih tua (meski sekarang sudah penggunaan komputer bagi pimpinan tingkat
banyak berkurang), para laki-laki dan menengah – atas, banyak diadakan kursus
wanita yang lebih mudalah yang harus kilat, para pengajarnya seringkali adalah
menjadi bawahan dan melaksanakan wanita muda cantik dan mereka merupakan
perintah mereka. Namun ketika instansinya kontras yang nyata dengan wanita masa lalu,
mulai menggunakan komputer sebagai alat yang seringkali hanya berperan sebagai
bantu, para pegawai yang lebih mudalah pegawai rendah penyedia teh.
yang mampu memanfaat kan teknologi Kursus itu dirasa sangat berat, meskipun
tersebut. Yang mengalami pukulan dramatis mungkin berlangsung tidak lebih dari 3 hari.
dari sisi beban psikologis adalah pegawai-Bahkan mungkin karena dirasakan begitu
pegawai yang sepanjang karir mereka bukan sangat menyiksanya para pimpinan tingkat
saja tidak pernah menggunakan komputer atas ini menyebutnya sebagai Diklat Keahlian
tetapi juga tidak pernah menggunakan dari
mesin ketik manual. Sebagian besar Neraka…………………………………………!
komunikasi selama ini mereka lakukan
dengan catatan/memo, faks,

Gambar 2-1

Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi

mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa

hambatan, misalnya:


kekurangpahaman para pemakai tentang komputer,
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen


kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis
dan peran manajemen,

relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta

terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat
membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat
mendukung semua lapisan manajer.
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen
dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep
baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support
Systems – DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang
ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau
keputusan yang harus dibuat oleh manajer.

Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu
Otomatisasi Kantor (office automation – OA), yang memberikan
fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para
manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.

Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial
Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa
diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia.
Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert
Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai
spesialis dalam area tertentu.

Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI
merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan
komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

C. Perhatian terhadap Manajemen lnformasi
Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar
terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas
kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya
kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang
berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan
kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang
dikelolanya.

Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh
para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak
pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap
kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer –
PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana
menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu
yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya
filing cabinet, mesin photocopy atau telepon.

D. Pengguna Sistem Informasi Manajemen
Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini
dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan (Gambar 2 – 2), yaitu:


Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning);
merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para
eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan
dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan
penentuan strategi organisasi.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen


Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control);
yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah,
mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang
sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa
tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini
misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala
Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)
merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V,
bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh
manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan
organisasi.
Gambar 2 – 2

Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh
signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan
sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang
berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan
sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer
tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil.
Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi
detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil,
keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur
dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih
rendah.

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulangulang
dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.
Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan
pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya
untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk
didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari
lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting
dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan
terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan
keputusan yang tidak terstruktur.

Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan area fungsinya,
pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan
peran yang sama dengan berbagai variasi penekanannya.

Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para
manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam
posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan output yang
dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar
institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi
jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor
Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak
dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada negara
untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera
mengetahui Laporan keuangan yang dipublikasikan oleh perusahaan
publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM
sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran
informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah
suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan
informasi untuk mendukung pemecahan masalah.

E. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen
Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem
informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem
informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana
manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola
para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak
dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap
tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan
bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada
masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi
tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil
keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis
instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi
(software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.
Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya.
Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin
membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima
tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan
produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan
kualitas dari sistem informasi organisasi.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi
adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem
informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa
ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika
dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu.
Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan
organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi
dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat,
instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai
perkembangan politik terakhir.

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat
besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin
tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya
pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan
komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat
digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari
berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak
terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah
mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi,
menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet.
Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,
pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan
jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi
bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet
menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan
dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat
diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk (lihat
Gambar 2 – 3) :


Komunikasi dan kolaborasi.

Akses data dan informasi.

Partisipasi dalam diskusi.

Supply informasi.

Hobi atau bersenang-senang (entertainment).

Pertukaran transaksi bisnis.
Gambar 2 – 3

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk
teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang
memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar
organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan
mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup
organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik
kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis
yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola
secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:

-Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti
perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat
kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang
dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis
manajemennya.

-Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor
yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

F. Konsep Subsistem Informasi Organisasi
SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah
menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sistem
informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu
organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para
manajer.

Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan
rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para
manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka
perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah
tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang
disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh
pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan
beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:


Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN),

Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),

Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD),

Sistem Informasi Kependudukan,

Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan sub-
sub sistem tata kelola pemerintahan lainnya.
Gambar 2 – 4

Gambar 2 – 4 memperlihatkan pembagian SIM menjadi subsistemsubsistem
organisasi walaupun tampak adanya garis-garis pemisah yang
jelas, sebenarnya secara fisik tidak ada yang memisahkan satu dengan
yang lainnya. Sebagian besar database yang digunakan oleh suatu

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, dan banyak
juga yang berbagi perangkat lunak (software). Sistem-sistem informasi
organisasi merupakan suatu cara berfikir logis, bukannya fisik tentang
SIM.

SOAL LATIHAN

1.
Uraikanlah perkembangan sistem informasi manajemen yang Saudara
ketahui!
2.
Dengan bahasa saudara sendiri, definisikanlah sistem informasi
manajemen!
3.
Mengapa belakangan ini sistem informasi manajemen mendapat perhatian
besar? Jelaskan!
4.
Tingkat manajemen mana yang paling tertarik untuk menyesuaikan sistem
informasi dengan kebutuhannya ?
5.
Uraikanlah pengguna sistem informasi manajemen di kantor Saudara!
6.
Uraikanlah penggunaan sistem informasi manajernen di kantor objek yang
Saudara periksa!
7.
Jika Saudara ditugaskan untuk merancang Laporan Bulanan Penugasan
Audit untuk Kepala Lembaga Pengawasan Internal, didalamnya diminta
untuk menunjukkan hasil kerja pegawai setiap hari, dan penugasan yang
sedang dijalaninya. Saudara akan menggunakan tampilan grafik atau
tabel? Jelaskan jawaban Saudara.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

DISKUSI KASUS

1.
Saudara sebagai auditor pada Unit Pengawasan Internal Departemen ABC,
Pada waktu penugasan audit saudara menemukan fakta bahwa
departemen/instansi saudara merupakan instansi vertikal dengan
beberapa kantor wilayah/perwakilan di beberapa ibukota propinsi/
kabupaten/kota yang tersebar di Seluruh Indonesia. Sebagian besar
kantor wilayah/perwakilan sudah memiliki jaringan local (LAN). Selama
ini meskipun jaringan yang tersedia sudah cukup memadai namun
komunikasi dengan Kantor Pusat masih menggunakan cara tradisional
melalui surat, fax atau dibawa langsung oleh pejabat yang datang ke
Ibukota. Diskusikanlah apa yang perlu saudara sarankan kepada pimpinan
saudara agar tidak terjadi pemborosan sumber daya informasi
dilingkungan instansi/departemen saudara? Jika dibangun suatu jaringan
sistem informasi antar kantor secara terintegrasi antara kantor wilayah
dengan kantor pusat apakah kelebihan dan kekurangannya?
2.
Sebagai auditor pada sebuah Lembaga Pengawasan Internal Pemerintah,
Saudara diminta oleh Pimpinan Instansi tempat saudara bekerja untuk
melakukan Studi Banding mengenai bagimana caranya menginformasikan
hasil-hasil pengawasan kepada masyarakat luas. Saudara lalu
mengunjungi satu situs internet dari satu lembaga pengawasan intern
seperti tampak di bawah ini.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Diskusikan secara berkelompok; informasi pengawasan apa saja yang
dapat diperoleh dari situs tersebut, dan berikan pendapat apakah situs
tersebut sudah cukup memadai untuk memberikan informasi hasil
pengawasan kepada pihak manajemen dan masyarakat luas?

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB III
SISTEM PENDUKUNG
PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tujuan Pemelajaran Khusus
:
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta diklat mampu untuk:

1.
menjelaskan arti penting dari sistem pendukung yang digunakan untuk
mempertajam kualitas pengambilan keputusan;
2.
menguraikan dan menjabarkan model-model sistem pendukung yang umum
digunakan dalam berbagai aktivitas dan kegiatan yang dilaksanakan; dan
3.
memberikan dukungan Khususnya kepada auditor untuk dapat memanfaatkan
model sistem pendukung di dalam pelaksanaan penugasan audit.
A. Pengambilan Keputusan
Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan
mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan
keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan
berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap
orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya dengan baik.

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin
membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan
yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan
keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang
dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen
sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung
(support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya,

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung
untuk tingkatan tertentu saja.

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem
pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi
kebutuhan manajemen tingkat atas.
Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa
bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di
tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini
disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis
tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada
situasi yang tidak terstruktur.

Contoh:

Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah
mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk
melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang
bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola
BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas
gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan
pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan. (lihat
Gambar 3 – 1)

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3 – 1

2. Kebutuhan untuk
menciptakan pelaporan dan proses pengambilan
keputusan yang memiliki arti (makna).
Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan
pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang
dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan
keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang
disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk
mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih
baik lagi.

Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan
lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem
informasi manajemen yang ada, yaitu:

1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah
karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen
yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur
atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat
atas,
3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan
data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam
pengambilan keputusan, dan
4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif
bagi penggunanya.
Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem
informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan
dibahas di sini, di antaranya adalah:


Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems
(DSS)

Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-
Support Systems (GDSS)

Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-
Support Systems (ESS)

Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan
keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan
otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.

Contoh:

Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di
atasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar
mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan,

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan
permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.
Sistem pendukung ini juga mampu untuk menyajikan informasi atas
berbagai aspek untuk pengambilan keputusan pada situasi yang beragam.
Akhirnya, sistem pendukung ini juga akan mampu menstimulir inovasi
dalam pengambilan keputusan dengan menggali berbagai alternatif solusi
yang ditawarkan. Kemampuan menggali hasil dari alternatif skenario
yang ditawarkan, penggunaan informasi yang tepat dan akurat, dan
penyajian berbagai alat bantu untuk memudahkan proses pengambilan
keputusan pada akhirnya dapat membantu para manajer dalam membuat
keputusan yang akan membantu aktivitas yang ada dalam mencapai
tujuannya yang strategis.

B.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems
(DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem
berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan
dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan
keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan
alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan
tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar
(powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau
tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat
yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data
penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual
seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai
tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas,

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam
pengambilan keputusannya.

Dalam suatu penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu
taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan
pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut tampak pada Gambar 3 – 2

Tingkat
Dukungan
Pemecahan
Masalah
Sedikit Tingkat kerumitan sistem Sangat
pemecahan masalah

Gambar 3 – 2

Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang
memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi
(unsur-unsur informasi) seperti terlihat pada kolom 1 gambar di atas.
Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan
angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satker dibawah
lingkup kerjanya.

Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi
memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat
penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah
laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.

Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan
total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang
diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.

DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut
model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai
contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu
Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat
tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka
dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat
secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak
mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.
Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut
merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan
apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.

DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam
meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen
terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk
membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem
informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang
terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan
diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang
dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya
sudah ditentukan sebelumnya (baku). Satu bentuk pelaporan berbasiskan
sistem informasi manajemen mungkin menunjukkan suatu ikhtisar
realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap satuan kerja pada
suatu instansi. Kadangkala laporan sistem informasi manajemen ini
merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti
kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional
umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).
Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara on-line
melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat
dihasilkan berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan kepada

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang
sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan
seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,
di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi
yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan
fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang segera.

Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven
DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri
terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini
sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak
langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis
dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang
ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang
membuat model ini mudah untuk digunakan.

Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan
pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini
mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran
baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan
aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah
pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe
pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktorfaktor
yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas
kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta
pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan,
seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang
maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan
keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat
dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan sistem
menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

mendapatkan informasi.

Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data
yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini
membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan
para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data
yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau
perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para
pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem
informasi organisasi yang ada.

Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di
dalam sistem pendukung ini, yaitu:


DSS database:
Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi.
Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data.
Database ini dapat berupa PC database atau massive database.


DSS software system:
Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis
data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining
tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang
mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa
model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat
terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan,
alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti:
deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order).
Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan
akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada
kebutuhan dan tujuannya.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model
statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,
medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki
kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes
dengan cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model
statistik ini dapat digunakan untuk membantu membangun hubungan,
seperti: menghubungkan produktivitas pegawai dikaitkan dengan
faktor usia, pendapatan yang diterima, atau faktor lain yanng
berpengaruh di dalam lingkungan masyarakat. Optimalisasi model
menentukan alokasi sumber-sumber yang optimal untuk
memaksimalkan atau meminimalkan variabel tertentu, seperti: biaya
atau waktu.

DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak
cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu
mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat
pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya
untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal
maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.

Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan
DSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan:

Jenis Industri Tujuan Penerapan DSS
Industri Asuransi Menentukan pola penutupan asuransi dan
deteksi kemungkinan kecurangan (fraud).
Industri Perbankan Memperbarui profil atau data nasabah.
Perusahaan Manufaktur Menentukan kebutuhan persediaan bahan
baku yang paling optimal dan efisien.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Usaha Ritel Meningkatkan target pelanggan melalui direct
mail marketing.
Perkereta-apian Menentukan rute dan jadwal perjalanan.
Perminyakan dan Gas Mengevaluasi lokasi drilling/pengeboran
minyak atau gas alam yang potensial.
Industri Penerbangan Menentukan jadwal penerbangan dan
peramalan potensial penumpang,
Departemen Pertahanan Membuat analisis kontrak pertahanan.

Tabel 3 – 1

Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang
meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk
mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil
manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan
kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai
aktivitas (lihat Gambar 3 – 3).

Gambar 3 – 3

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung
pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap
berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak
untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk
membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk
menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat
yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat
mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih
menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang
ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu,
misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum
berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decision-
support systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau
potensial dalam proses pengambilan keputusan.

Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau
jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line
catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk
menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka
membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi
atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau
pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model,
atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk
memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based
DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat
yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau
perusahaan tersebut.

Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan
kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen


Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama
dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.

Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan
manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat
manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.

DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses
pengambilan keputusan yang harus dilakukan.

DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat
menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata
kembali elemen-elemen dasar.

Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang
besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk
digunakan.

DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan
dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,
serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.

Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh
langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.

Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang
sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih
besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem
informasi.

DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi
pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh
pengguna.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

C.
Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan – Group Decision
Support Systems (GDSS)
Sudah merupakan suatu fakta yang sangat lazim bahwa para pimpinan
(manajer) suatu instansi jarang sekali dapat memecahkan masalahnya
sendirian. Komite, tim kerja, tim proyek dan gugus tugas yang banyak
dibentuk dalam organisasi pemerintahan merupakan pendekatan
kelompok untuk pemecahan masalah.

GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk
memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan
atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan
untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
(kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain
adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus
dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan
dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu
pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung
dalam kelompok. Gambar 3-4 di bawah ini menunjukkan empat
kemungkinan pengaturan GDSS yang didasarkan pada ukuran kelompok
dan lokasi para anggotanya.

Ukuran Kelompok
Kecil Besar
Jarak Peserta
Tatap Muka Ruang Keputusan Pertemuan Wakil
Kelompok
Tersebar Jaringan Keputusan
Lokal
Konferensi Jarak
Jauh
Gambar 3 – 4

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Pada tiap keadaan para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu
yang bersamaan atau berbeda. Pertemuan dalam waktu yang sama
biasanya disebut rapat, pertemuan/meeting, sedangkan pada waktu yang
berbeda komunikasi dilakukan melalui surat elektronik (e-mail).

Penggunaan GDSS mampu untuk mengatasi berbagai masalah atau potensi
masalah yang mungkin akan timbul. Beberapa manfaat yang dapat
diperoleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:

1.
Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau
pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.
2.
Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar
belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.
3.
Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa
membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan
terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih
tinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.
4.
Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta
rapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya
tanpa takut untuk dikritik.
5.
Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan
dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang
memberikan ide tersebut.
6.
Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan
pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling
efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi
brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang
paling sesuai.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

7.
Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara
untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.
8.
Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh
peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir
yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau
aktivitas yang dievaluasi.
9.
Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan
ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan
dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus
dilanjutkan dan produktif.
10.
Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat
berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari
meeting.
Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena
digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan
melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan
atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini. Berbagai teknik seperti
teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan
harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan
GDSS ini.

Dalam pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak
yang dibutuhkan di sini, antara lain adalah:

1. Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaan
awal dengan mengidentifikasi permasalahan yang menjadi perhatian
dan membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak
terlewatkan.
2. Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjaga
kerahasiaannya) untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atas
topik yang dibahas dalam kelompok.

3. Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ide
yang dihasilkan selama proses brainstorming.
4. Alat
Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinan
kelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selama
proses penetapan prioritas.
5. Alat untuk
voting; memberikan kemudahan dengan menyediakan
metode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.
6. Alat identifikasi dan analisa
stakeholder; menggunakan pendekatan
yang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul di
organisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dari
proyek yang diusulkan.
7. Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstruktur
untuk pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalam
pernyataan kebijakan.
8. Istilah-istilah group; mendokumentasikan kesepakatan kelompok atas
kata-kata dan istilah-istilah yang disepakati.
Banyak keputusan besar organisasi yang dibuat oleh kelompok (group).
Sayangnya, mengumpulkan suatu kelompok secara bersama-sama dalam
suatu tempat pada suatu waktu adalah pekerjaan yang sulit dan mahal. Di
sisi lain, rapat kelompok tradisional, seperti penyusunan pedoman atau
kebijakan di instansi pemerintah pusat maupun daerah, sering sekali
memakan waktu lama dan dapat menghasilkan keputusan yang kurang
bermanfaat.

Karena itu, banyak sistem informasi berbasis komputer yang mencoba

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

meningkatkan kerja kelompok tersebut, seperti groupware, electronic
meeting systems, collaborative systems, dan group decision sistem
pendukung (GDSS).

GDSS terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen
bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang
sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan
pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang
memfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu
kelompok pengambil keputusan.

Komponen GDSS terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia,
dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses
untuk mencapai suatu keputusan kelompok

Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:

1. GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan
secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem
yang telah ada.
2. Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil
keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus
meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu
kelompok.
3. GDSS
mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini
mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan
komputerisasi.
4. GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam
tingkatan kelompok organisasi keputusan.
5. GDSS
dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti
penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

independen.

6. GDSS memiliki mekanisme terpasang yang dapat meminimalkan
berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik destruktif,
miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak.
GDSS dapat juga dikatakan sebagai suatu sistem pendukung kelompok
(group sistem pendukung – GSS) terpisah yang lebih luas atau sistem
pertemuan elektronik (electronic meeting systems – EMS).

Suatu konfigurasi GDSS yang umum adalah adanya suatu kelompok
pengambil keputusan yang bertemu dalam suatu fasilitas khusus yang
biasanya di ruang keputusan (decision room), dengan akses ke perangkat
lunak GDSS dan mungkin saja ke suatu basis data dan suatu basis model.
Suatu kelompok fasilitator mengkoordinasikan kelompok tersebut dalam
penggunaan teknologinya.

D.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive
Support Systems (ESS)
Istilah eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian yang
agak bebas. Tidak terdapat suatu garis batas yang jelas memisahkan
eksekutif dari para pimpinan atau manajer lain. Istilah ini digunakan
untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi
yang berpengaruh kuat dalam sebuah institusi/lembaga/departemen.

Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah
executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive
information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya.
Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis
komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem
ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di
sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem komunikasi,
otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia.

ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu
organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan
tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu,
menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif;
menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau
grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres,
dan melacak data dan informasi kritikal.

Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian,
menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors),
akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting),
penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.

Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci
atas informasi ringkas. Sebagai contoh, seorang eksekutif puncak dapat
memantau kemajuan fisik proyek pembangunan gedung dari waktu ke
waktu bahkan sampai ke detail pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Kemudian jika terjadi suatu rencana penyelesaian pekerjaan yang tidak
sesuai jadwal langsung dapat dicari penyebabnya, dengan ESS, sang
eksekutif tersebut dapat melihat peta jalur distribusi bahan baku sampai
ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.

Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,
yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak,
faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Dengan status
akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhir
mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat
dilakukan secara harian atau setiap jam (lihat Gambar 3 – 5).

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Gambar 3 – 5
Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat
menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya.
Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan fungsi
yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis
dengan menggunakan agen intelejen.

Dengan adanya pelaporan eksepsi, top eksekutif dapat memberikan
perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan standar yang ada.
Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannya
pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk.

Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi
juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning
untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk.

Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah
informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan
pengembangan dari teknologi hypertext).

Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS,
sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim
laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau
memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.

E. Sistem Pakar – Expert Systems (ES)
Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) dan
pengalaman khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul
alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan
dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan oleh
instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada
Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang
teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI,
perampingan/reorganisasi departemen, dan strategikomunikasi dengan
media massa. Makin tidak terstruktur masalahnya, makin spesialis
nasehat yang dibutuhkan dari mereka.

Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut.
Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan
keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah
paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas
suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya
dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.

Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan
terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang
atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian
disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference)
agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang
konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada seseorang yang
bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika di
belakang sarannya tersebut.

ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (development
environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment).
Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk
membangun komponen komponen ES dan menempatkan pengetahuan
(knowledge) pada basis pengetahuan (knowledge base). Lingkungan
konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh pengetahuan
dan nasehat para pakar yang disimpan di sistem.

Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES adalah basis
pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan pengguna
(user interface). Namun demikian, secara umum, suatu ES mengandung
komponen-komponen berikut:

1. Subsistem
pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition sub
system). Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan,
pemindahan, dan pentransformasian keahlian pemecahan masalah
para pakar atau pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan ke
program komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan atau
memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuan
dari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkan
perantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer).
2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang
diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkan
masalah. Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan
kelaziman (rule). Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

program komputer melalui suatu proses yang disebut representasi
pengetahuan (knowledge representation).

3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang
juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) atau
penginterpretasi kelaziman (rule interpreter). Mesin inferensi
biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi
(interpreter), penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi
(consistency enforcer).
4. Pengguna.
5. Tampilan pengguna.
6. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area
memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukan
oleh data masukan.
7. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri
tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada
sumbernya. Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab
pertanyaan seperti: Kenapa suatu pertanyaan diajukan oleh ES?
Bagaimana suatu simpulan dicapai? Kenapa alternatif tertentu justru
ditolak?
8. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini
menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari
ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Soal Latihan

1.
Uraikanlah alasan yang menjadi penyebab mengapa manajemen
memerlukan sistem pendukung keputusan!
2.
Apakah perbedaan antara Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/
Decision Support Systems (DSS) dengan Sistem Kelompok Pendukung
Pengambilan Keputusan/Group Decision Support Systems GDSS?
3.
Menurut Saudara, pernahkah Saudara menggunakan Sistem Kelompok
Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision Support Systems
(GDSS) di kantor Saudara?
4.
Apakah yang membedakan Sistem Pakar/Expert System (ES) dengan
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support
System (ESS)?
5.
Uraikanlah contoh penerapan Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Eksekutif/Executive Support System (ESS) pada instansi pemerintah baik
pusat maupun daerah yang sudah sangat lazim digunakan di Indonesia?
Diskusi Kasus

1.
GDSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan
menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota
yang tergabung dalam kelompok (group). Uraian di bawah ini
menunjukkan salah satu kemungkinan pengaturan GDSS dengan
menggunakan teleconference.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Diskusikan apa manfaat yang diperoleh bagi para pengambil keputusan
dengan dilakukannya suatu teleconference, dan apa syarat dasar
teleconference dapat dilaksanakan ?

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB IV
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Tujuan Pemelajaran Khusus:
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta diklat mampu untuk
:

1.
Menjelaskan pendekatan dan model yang digunakan dalam pengembangan sistem
informasi.
2.
Menguraikan dan menjabarkan proses pengembangan perangkat keras dan
perangkat lunak untuk merancang sistem informasi.
3.
Memahami jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi.
A. Pendahuluan
Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa
tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci
dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya
dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi
pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan
penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah
dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan
(input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup:


Kebutuhan stratejik organisasi

Aspek legal pendukung organisasi

Masukan kebutuhan dari pengguna
Sistem stratejik dijabarkan dalam:

1. Visi dan Misi; Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan
politis dari pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi
aktivitas organisasi.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang
dimiliki. Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh
pencapaian kinerja organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan
trend-trend penting, risiko-risiko yang harus dihadapi dan potensi
peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT).
Analisa kompetensi akan memberikan gambaran yang lengkap
mengenai efektivitas organisasi yang dapat dilihat dari 4 hal yaitu:
sumberdaya, infrastruktur, produk layanan/jasa dan kepuasan
pelanggan/ masyarakat yang dilayani.

B. Model-Model Pengembangan Sistem
Pendekatan suatu pengembangan sistem yang sederhana, lebih dikenal
sebagai model air terjun (waterfall model). Model air terjun ini
mendeskripsikan alur proses pengembangan sistem informasi seperti
tampak pada Gambar 4 – 1 di bawah ini.

Gambar 4 – 1

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Pekerjaan pengembangan sistem dengan model air terjun dimulai dengan
pembuatan spesifikasi kebutuhan suatu sistem. Pekerjaan ini biasanya
dilakukan oleh orang yang memesan sistem atau pengembang yang
bekerja sama dengan pemesannya. Setelah spesifikasi kebutuhan ini
selesai, lantas dilakukanlah suatu analisis dan deskripsi logika sistem.
Atau, analisis dan deskripsi logika sistem dibuat secara bersama-sama
dengan spesifikasi kebutuhan.

Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi
modul yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara
sendiri-sendiri dan kemudian secara hersama-sama. Ketika pengujian
integrasi terakhir telah diselesaikan, keseluruhan sistem dapat diserahkan
ke pemakai serta dimulailah tahap pemeliharaan.

Model air terjun ini memberi penekanan bahwa seseorang harus
menyelesaikan suatu tahap sebelum masuk ke tahap berikutnya. Model
air terjun ini telah memberikan pengaruh besar pada metode rekayasa
perangkat lunak. Model ini sebenarnya tidak pernah dimaksudkan untuk
dilaksanakan secara kaku pada saat pertama kali diperkenalkan. Akan
tetapi, belakangan disadari bahwa model air terjun ini harus direvisi agar
benar-benar menggambarkan siklus pengembangan sistem.

Problem utama model air terjun ini dalam kebanyakan kasus adalah pada
tahap pemeliharaan. Dalam kenyataannya, tahap pemeliharaan
mengandung juga spesifikasi kebutuhan, analisis, dan perancangan baru
berikutnya Karena itu, berbagai model baru dikembangkan untuk
menggambarkan kenyataan tersebut Diantara berbagai model yang ada,
model yang paling populer adalah model spiral. Model spiral dapat
menggambarkan bagaimana suatu versi dapat dikembangkan secara
bertingkat (incremental), seperti tampak pada Gambar 4 – 2.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Gambar 4 – 2

Di samping itu, R. Eko Indrajit di dalam bukunya “Manajemen Sistem
Informasi dan Teknologi Informasi”, menyatakan bahwa pengembangan
sistem informasi dapat dikategorikan dalam tiga kelompok besar.
Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan jaringan
infrastruktur teknologi informasi (mulai dari pengadaan dan instalasi
komputer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur
jaringan LAN dan WAN).

Kelompok kedua adalah implementasi dari paket program aplikasi yang
dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari perangkat
lunak kecil seperti produk-produk ritel Microsoft sampai dengan aplikasi
terintegrasi yang berbasis teknologi tinggi.

Kelompok ketiga adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang
dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal
organisasi maupun kerja sama dengan pihak luar, seperti konsultan dan
software house.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

C. Tahap-tahap Pengembangan Sistem
Lepas dari perbedaan karakteristik yang melatarbelakangi ketiga jenis
pengembangan tersebut, secara garis besar ada enam tahap yang biasa
dijadikan sebagal batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas
pengembangan tersebut, yaitu: perencanaan, analisis, desain, konstruksi,
implementasi, dan pascaimplementasi seperti digambarkan pada diagram
Gambar 4 – 3 di bawah ini.

Gambar 4 – 3

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

1.
Tahap Perencanaan
Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang
melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut
dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus
mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan
proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan
perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun
gedung kantor 15 tingkat.

Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan
sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:


Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit
organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan
dalam pengembangan ini? unit mana yang tidak dilibatkan?
Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya
yang diperlukan.

Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial.
Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi
suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak
awal.

Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas
terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang
diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur
dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan
untuk efisiensi.

Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja
harus dipertegas sejak awal.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Komite Pengarah Manajer Sistem Analis
1. Timbul Masalah
2. Identifikasi
Masalah
Konsultasi
3. Menetapkan
tujuan sistem
4. Identifikasi
kendala sistem
5. Membuat Studi
Kelayakan
6. Merancang usulan
penelitian sistem
7. Menyetujui atau menolak proyek
pengembangan sistem
8. Menetapkan mekanisme pengendalian
Gambar 4 – 3 merupakan model grafik pada tahap perencanaan
pengembangan sistem, sedangkan gambar diatas ini memperlihatkan
tiap langkah yang harus ditempuh dan mengidentifikasikan tanggung
jawab pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan sistem, mulai
dari Komite Pengarah SIM, para manajer pengguna dan para sistem
analis. Pada tahap awal pengembangan sistem, sistem analis bertindak
sebagai spesialis informasi yang bertanggungjawab untuk bekerja
sama dengan pengguna. Anggota tim lainnya, seperti pengelola

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

database dan spesialis jaringan, berperan sebagai pendukung.

Kegiatan-kegiatan dalam tahap perencanaan di sini, meliputi antara
lain:

a.
Perumusan awal terhadap kebutuhan rinci atau target yang harus
dicapai dari proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan.
b. Penyusunan proposal.
c.
Penentuan metodologi dan sistem informasi yang digunakan.
d. Penunjukan tim untuk proyek yang akan dilaksanakan.
e.
Instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan
f.
Identifikasi kendala-kendala sistem.
Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam perencanaan ini, yaitu
pihak yang membutuhkan sistem informasi dan pihak yang akan
melakukan perancangan atau penyusunan sistem informasi.

Keluaran (output) yang harus dihasilkan dalam tahap ini adalah jadwal
detail dari kelima tahapan berikutnya (khusunya yang menyangkut
masalah waktu untuk penyelesaian), target yang dapat disampaikan,
personil yang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan, dan hal-hal
lain yang berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya yang
dipergunakan dalam proyek.

2.
Tahap Analisis
Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau
manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari
karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya
langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi
informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan
mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap
proses desain, konstruksi, dan implementasi.

Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan
manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang
penting mencakup kegiatan sebagai berikut:

a. Menetapkan rencana penelitian sistem
b. Mengorganisasikan tim proyek
c. Mendefinisikan kebutuhan informasi
d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
e. Menyiapkan usulan rancangan sistem
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalahmasalah
penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan
dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan
skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko
serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan.

3. Tahap Perancangan/Desain
Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim
bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen
sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan
teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem
basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi
sistem, dan sebagainya.

Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau
manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan
terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti:

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

standard operating procedures (SOP), struktur organisasi, kebijakankebijakan,
teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan sebagainya.
Langkah-langkah tahap rancangan sistem mencakup:

a. Menyiapkan detail rancangan sistem
b. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi/rancang banun
sistem
c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
d. Memilih konfigurasi terbaik
e. Menyiapkan usulan penerapan/aplikasi
f. Menyetujui atau menolak aplikasi sistem
4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan
sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis
merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua
hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi
teknologi informasi dalam skala yang lebih detail.

Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya
paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal
penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap
manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar
penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun,
hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi
yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi
biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru
dikembangkan.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

5. Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk
pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam
organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang
baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya
mencakup hal-hal sebagai berikut:

a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi
b. Mengumumkan rencana implementasi
c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak
d. Menyiapkan database
e. Menyiapkan fasilitas fisik
f. Memberikan pelatihan dan workshop
g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)
h. Penggunaan sistem baru
Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak
yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk
mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk
menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan
diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan
mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan balk di
masa-masa mendatang

6. Tahap Pasca Implementasi
Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap
implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus
dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi
adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola.

Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan
mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi
sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem,
penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan
contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan
sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan
pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna
untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan
sistem.

Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa
suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat
melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi
sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis.

D. Durasi untuk Pengembangan Sistem
Sebagaimana sudah dijelaskan, pengembangan sistem informasi meliputi
tahap-tahap yang telah diuraikan sebelum ini, dimana pengembangan
sistem selalu terjadi secara inkremental. Pengembangan sistem baru
biasanya diawali dari suatu ketidakjelasan. Dari berbagai model
pengembangan yang ada, kita harus menggunakan model pengembangan
yang dapat membantu kita untuk mencapai proses pengembangan yang
mantap. ldealnya, untuk mencapai maksud tersebut, kita seharusnya
bekerja cukup lama dalam tahap analisis, untuk memahami sistem secara
keseluruhan. Akan tetapi, di tahap ini kita tidak boleh terlalu lama
membahas hal-hal rinci yang sebenarnya akan dimodifikasi dalam tahap
berikutnya, yaitu perancangan. Dengan kata lain, sebenarnya, secara

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

relatif sebagian besar waktu yang kita curahkan dalam pengembangan
sistem adalah pada tahap analisis.

Gambar 4 – 4

Dalam pengembangan sistem, pada awalnya hanya sedikit saja SDM yang
terlibat, yaitu dalam tahap analisis dan perancangan. Aktivitas ini
biasanya dilakukan secara berulang. Ketika struktur sistem semakin
mantap, semakin banyak SDM dilihatkan dalam implementasi dan
pengujian. Namun, sering kali terjadi, aktivitas analisis dan perancangan
terjadi juga ketika pengujian dilakukan. Pada tahap ini, perubahan
penting dalam analisis dan perancangan harus dilakukan.

E. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode-metode pengembangan perangkat lunak yang ada pada dasarnya
dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data
methods) dan metode berorientasi objek (object-oriented methods).
Pada intinya, metode fungsi/data memberlakukan fungsi dan data secara
terpisah. Motode berorientasi objek memberlakukan fungsi dan data
secara ketat sebagai satu kesatuan.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Metode fungsi/data membedakan fungsi dan data. Fungsi, pada
prinsipnya, adalah aktif dan memiliki perilaku, sedangkan data adalah
pemegang informasi pasif yang dipengaruhi oleh fungsi. Sistem biasanya
dipilah menurut fungsi, di mana data dikirim di antara fungsi-fungsi
tersebut. Fungsi kemudian dipilah lebih lanjut dan akhirnya diubah
menjadi kode sumber (program komputer).

Sistem yang dikembangkan dengan metode fungsi/data sering sulit
pemeliharaannya. Problem utama dengan metode fungsi/data adalah
bahwa seluruh fungsi harus paham bagaimana data disimpan. Dengan kata
lain, fungsi harus paham struktur datanya. Seringkali, dalam hal-hal
tertentu, tipe data yang berbeda memiliki format data yang sangat
berbeda. Problem lain dalam metode fungsi/data adalah bahwa manusia
secara alami tidak berfikir secara terstruktur. Dalam kenyataannya,
spesifikasi kebutuhan biasanya diformulasikan dalam bahasa manusia.

Metode berorientasi-objek mencoba menstrukturkan sistem dari item-
item yang ada dalam domain masalah. Metode ini biasanya sangat stabil
dan perubahannya sangat sedikit Perubahan yang terjadi biasanya
mempengaruhi hanya satu atau sedikit hal tertentu, yang artinya
perubahan yang dibuat hanya terjadi secara lokal di sistem.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Soal Latihan

1.
Uraikanlah model-model pengembangan sistem informasi yang ada?
2.
Uraikanlah tahap-tahap pengembangan sistem informasi tradisional!
3.
Jelaskanlah apa yang biasanya dikerjakan dalam tahap konstruksi!
4.
Ditahap apakah biasanya dilakukan kegiatan pemrograman (coding)?
5.
Pada tahap apa paling banyak waktu dibutuhkan untuk pengembangan
sistem?
6.
Apakah yang membedakan pendekatan metode fungsi/data bila
dibandingkan dengan metode yang berorientasi objek?
Diskusi Kasus

Guna memperlancar proses Pengolahan Data Elektronik (PDE ) Kabupaten Kota
Idaman telah mengidentifikasi dan menginventarisir sistim informasi yang
bernilai strategis yang dibutuhkan oleh Pemerintah Kabupaten Kota Idaman,
yang nantinya digunakan untuk mempelancar dan mempermudah
pengaksesasan data yang cepat, akurat, tepat dan up to date. Adapun sistem
informasi yang telah dikembangkan dan digunakan Kantor Pengolahan Data,
untuk Pemerintahan Kabupaten Kota Idaman adalah sebagai berikut:

1 Simpeg ( Sistem Informasi Manajemen Pegawai )

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen Pegawai merupakan program yang berguna untuk
mendukung pengarsipan data-data bidang kepegawaian, saat ini Kantor
Pengolahan Data Elektronik Kabupaten Kota Idaman sejak bulan Januari
sampai dengan Desember 20X7 telah menghimpun ±2.765 data pegawai di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kota Idaman.

Berdasarkan informasi di atas jika Saudara diminta untuk merancang
pengembangan Simpeg di lingkungan instansi Saudara, susunlah informasi dan
kebutuhan apa saja yang harus ada dan perlu dikembangkan dalam
pengembangan Simpeg tersebut.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB V
PENGAMANAN DAN PENGENDALIAN
SISTEM INFORMASI

Tujuan Pemelajaran Khusus:
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta diklat mampu untuk:

1.
menjelaskan berbagai risiko khususnya terkait dengan kerentanan dan gangguan
terhadap teknologi informasi dalam sistem informasi; dan
2.
menguraikan unsur-unsur pengendalian dalam sistem informasi untuk
meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana (disaster), kesalahan (errors),
interupsi pelayanan, kejahatan terhadap pemanfatan komputer.
A. Kerentanan dan Gangguan terhadap Sistem Informasi
Dari pengalaman berbagai organisasi dalam pemanfaatan sistem
informasi, salah satu hal yang dibutuhkan adalah bagaimana setiap
organisasi dapat memastikan bahwa sistem informasi yang ada memiliki
sistem pengamanan dan pengendalian yang memadai. Penggunaan sistem
informasi di organisasi bukannya tanpa risiko. Penggunaan atau akses
yang tidak sah, perangkat lunak yang tidak berfungsi, kerusakan pada
perangkat keras, gangguan dalam komunikasi, bencana alam, dan
kesalahan yang dilakukan oleh petugas merupakan beberapa contoh
betapa rentannya sistem informasi menghadapi berbagai risiko dan
potensi risiko yang kemungkinan timbul dari penggunaan sistem informasi
yang ada. Beberapa hal yang menjadi tantangan manajemen menghadapi
berbagai risiko dalam penggunaan sistem informasi yaitu:

1. Bagaimana merancang sistem yang tidak mengakibatkan terjadinya
pengendalian yang berlebih (overcontrolling) atau pengendalian yang
terlalu lemah (undercontrolling).
2. Bagaimana pemenuhan standar jaminan kualitas (quality assurance)
dalam aplikasi sistem informasi.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Mengapa sistem informasi begitu rentan? Data yang disimpan dalam
bentuk elektronis umumnya lebih mudah atau rawan sekali terhadap
ancaman atau gangguan yang mungkin timbul, dibanding jika data
tersebut disimpan secara manual. Beberapa ancaman dan gangguan yang
mungkin terjadi dan berpengaruh terhadap sistem informasi, adalah
sebagai berikut:

1. Kerusakan perangkat keras.
2. Perangkat lunak tidak berfungsi.
3. Tindakan-tindakan personal.
4. Penetrasi akses ke terminal.
5. Pencurian data atau peralatan.
6. Kebakaran.
7. Permasalahan listrik.
8. Kesalahan-kesalahan pengguna.
9. Program berubah.
10. Permasalahan-permasalahan telekomunikasi.
Kemajuan dalam telekomunikasi dan perangkat lunak dan keras komputer
secara signifikan juga memberikan kontribusi atas meningkatnya
kerentanan dan gangguan terhadap sistem informasi. Melalui jaringan
telekomunikasi, informasi disebarkan atau dihubungkan ke berbagai
lokasi. Kemungkinan adanya akses yang tidak sah, gangguan atau
kecurangan dapat saja terjadi baik di satu atau beberapa lokasi yang
terhubung. Semakin kompleksnya perangkat keras juga menciptakan
kemungkinan terjadinya peluang untuk penetrasi dan manipulasi
penggunaan sistem informasi.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Pertumbuhan dan penggunaan yang pesat internet dalam berbagai
aktivitas juga mengundang timbulnya berbagai gangguan terhadap sistem
informasi. Dua hal yang menjadi perhatian di sini adalah masalah hackers
dan virus. Hacker adalah seseorang yang melakukan akses yang tidak sah
ke jaringan komputer untuk tujuan mencari keuntungan, kriminal, atau
hanya untuk sekedar kesenangannya. Sedangkan virus adalah program
yang mengganggu dan merusak file yang ada dalam komputer, serta sulit
untuk dideteksi. Virus ini dapat cepat sekali menyebar, menghancurkan
file, dan mengganggu pemrosesan dan memory sistem informasi.
Umumnya, untuk mencegah penyebaran virus yang menyerang, digunakan
program khusus anti virus yang didesain untuk mengecek sistem komputer
dan file yang ada dari kemungkinan terinfeksi oleh virus komputer.
Seringkali, anti virus ini mampu untuk mengeliminasi virus dari area yang
terinfeksi. Namun, program antivirus ini hanya dapat untuk mengeliminasi
atas virus-virus komputer yang sudah ada. Oleh karenanya, para pengguna
komputer disarankan untuk secara berkala memperbarui program anti
virus mereka.

Semakin meningkatnya kerentanan dan gangguan terhadap teknologi
informasi telah membuat para pengembang dan pengguna sistem
informasi untuk menempatkan perhatian yang khusus, terutama terhadap
permasalahan-permasalahan yang dapat menjadi kendala untuk
penggunaan sistem informasi secara memadai. Paling tidak ada 3 hal yang
menjadi perhatian khusus di sini, yaitu:

1. Bencana (disaster)
Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan
peralatan-peralatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh
karena adanya bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek
(listrik), tsunami, dan bencana-bencana lainnya. Jika bencana ini

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

menimpa, mungkin perlu waktu bertahun-tahun dan biaya yang cukup
besar (jutaan dan bahkan mungkin milyaran rupiah) untuk
merekonstruksi file data dan program komputer yang hancur. Oleh
karenanya, untuk pencegahan atau meminimalkan dampak dari
bencana, setiap organisasi yang aktivitasnya sudah memanfaatkan
teknologi informasi biasanya sudah memiliki:

a.
Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal
dengan Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau
prosedur yang dibangun untuk menjaga kesinambungan
kegiatan/layanan apabila terjadi bencana
b. Rencana Pemulihan Dampak Bencana “disaster recovery plan”,
yaitu fasilitas atau prosedur untuk memperbaiki dan/atau
mengembalikan kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi
semula. Disaster recovery plan ini juga meliputi kemampuan untuk
prosedur organisasi dan “back up” pemrosesan, penyimpanan, dan
basis data.
2. Sistem Pengamanan (security)
Merupakan kebijakan, prosedur, dan pengukuran teknis yang
digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah, perubahan program,
pencurian, atau kerusakan fisik terhadap sistem informasi. Sistem
pengamanan terhadap teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan

menggunakan teknik-teknik dan peralatan-peralatan untuk
mengamankan perangkat keras dan lunak komputer, jaringan
komunikasi, dan data.

3. Kesalahan (errors)
Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat
mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, serta

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

aktivitas operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang
terotomatisasi dapat terjadi di berbagai titik di dalam siklus
prosesnya, misalnya: pada saat entri-data, kesalahan program,
operasional komputer, dan perangkat keras.

B. Tujuan Keamanan Sistem Informasi
Keamanan sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua
sumberdaya informasi organisasi dari ancaman oleh pihak-pihak yang
tidak berwenang. Institusi/organisasi menerapkan suatu program
keamanan sistem yang efektif dengan mengidentifikasi berbagai
kelemahan dan kemudian menerapkan perlawanan dan perlindungan yang
diperlukan.

Keamanan sistem dimaksudkan untuk mencapai tiga tujuan utama yaitu;
kerahasiaan, ketersediaan dan integritas.

1. Kerahasian.
Setiap organisasi berusaha melindungi data dan
informasinya dari pengungkapan kepada pihak-pihak yang tidak
berwenang. Sistem informasi yang perlu mendapatkan prioritas
kerahasian yang tinggi mencakup; sistem informasi eksekutif, sistem
informasi kepagawaian (SDM), sistem informasi keuangan, dan sistem
informasi pemanfaatan sumberdaya alam.
2. Ketersediaan. Sistem dimaksudkan untuk selalu siap menyediakan data
dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.
Tujuan ini penting khususnya bagi sistem yang berorientasi informasi
seperti SIM, DSS dan sistem pakar (ES).
3.
Integritas. Semua sistem dan subsistem yang dibangun harus mampu
memberikan gambaran yang lengkap dan akurat dari sistem fisik yang
diwakilinya.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

C. Membangun Pengendalian Sistem Informasi
Untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana (disaster),
kesalahan (errors), interupsi pelayanan, kejahatan terhadap pemanfatan
komputer, dan pelanggaran sistem pengamanan komputer, perlu
dibangun kebijakan dan prosedur khusus ke dalam desain dan
implementasi sistem informasi. Perlu dibangun pengendalian sistem
informasi yang terdiri dari seluruh metode, kebijakan, dan prosedur
organisasi yang dapat memastikan keamanan aset organisasi, keakuratan
dan dapat diandalkannya catatan dan dokumen akuntansi, dan aktivitas
operasional mengikuti standar yang ditetapkan manajemen. Pengendalian
atas sistem informasi harus menjadi bagian yang terintegrasi sejak sistem
informasi ini dirancang.

Menurut American Institute of Certified Public Accountant (AICPA),
pengendalian sistem informasi dapat dibagi menurut pengendalian umum
(general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Di
samping itu, terdapat pula organisasi profesi lain yang khusus di bidang
audit dan pengendalian teknologi informasi, yaitu ISACA (Information
Systems Audit and Control Association) yang membagi bentuk
pengendalian dari perspektif yang berbeda. ISACA membagi pengendalian
sistem informasi menjadi 2 jenis, yaitu: pengendalian luas (pervasive
control) dan pengendalian terinci (detailed control). Untuk selanjutnya,
pembahasan lebih dalam di modul ini menggunakan pembagian
pengendalian sistem informasi mengikuti apa yang dirumuskan oleh
AICPA, yaitu bahwa pengendalian sistem informasi terbagi atas
pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum
diterapkan pada keseluruhan aktivitas dan aplikasi sistem informasi.
Pengendalian umum ini dipasangkan atau melekat di dalam suatu sistem
informasi dengan tujuan untuk mengendalikan rancangan, pengamanan,
dan penggunaan program-program komputer, serta pengamanan atas file

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

data di dalam infrastruktur teknologi informasi. Dengan kata lain,
pengendalian umum dipasangkan di keseluruhan aplikasi yang
terkomputerisasi dan terdiri dari: perangkat keras, perangkat lunak, dan
prosedur manual yang mampu untuk menciptakan lingkungan
pengendalian secara menyeluruh. Pengendalian aplikasi adalah
pengendalian yang secara khusus dipasangkan pada aplikasi tertentu atau
suatu subsistem tertentu, misalnya pengendalian aplikasi yang
dipasangkan di aplikasi sistem penggajian, piutang, atau pemrosesan
order untuk pengadaan barang dan jasa. Terdiri dari pengendalianpengendalian
yang dipasangkan pada areal pengguna atas sistem tertentu
dan dari prosedur-prosedur yang telah diprogram.

D. Pengendalian Umum (General Control)
Pengendalian umum sistem informasi berhubungan dengan risiko-risiko
yang berkaitan di berbagai area kegiatan, seperti: sistem operasi, sumber
daya data, pemeliharaan sistem, pusat komputer, komunikasi data,
pertukaran data elektronik (electronic data interchange-EDI), komputer
mikro, dan sebagainya. Di gambar 5-1 di bawah ini digambarkan area-
area kegiatan di mana pengendalian umum ini diterapkan. Dari area-area
kegiatan yang ada ini, pengendalian juga dapat dikelompokkan dalam
pengendalian fisik dan pengendalian non fisik.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Lingkungan Internal

Lingkungan
Eksternal

Komunikasi
EDI

Sistem Operasi
Sumber DayaData
Arsip-Arsip
Basisdata
Pengguna
Internal
Komunikasi
Data
Komputer Mikro
Pengembangan
Sistem
Aplikasi-Aplikasi
Pemeliharaan
Sistem

Pusat Komputer
Struktur Organisasi

Gambar 5-1: Area kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian sistem
informasi

1. Pengendalian Sistem Operasi :
Sistem operasi mengendalikan sistem komputer lainnya dan
memberikan ijin aplikasi-aplikasi untuk menggunakan secara bersamasama
sumberdaya dan peralatan komputer. Karena
ketergantungannya, masalah yang timbul dalam sistem operasi ini
dapat menimbulkan masalah-masalah lain pada seluruh pengguna dan
aplikasinya.

Fungsi-fungsi sistem operasi adalah menerjemahkan bahasa tingkat
tinggi ke bahasa mesin dengan menggunakan pengkompilasi (compiler)
dan penerjemah (interpreter); mengalokasikan sumber daya komputer
ke berbagai aplikasi melalui pembebanan memori dan pemberian
akses ke peralatan dan arsip-arsip (file) data; serta mengelola tugastugas
penjadualan dan program yang dijalankan bersamaan.
Sehubungan dengan fungsi-fungsi tersebut, auditor biasanya
ditugaskan untuk memastikan bahwa tujuan pengendalian atas sistem
operasi tercapai dan prosedur-prosedur pengendaliannya ditaati.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Tujuan pengendalian sistem operasi adalah sebagai berikut:

a.
Mencegah akses oleh pengguna atau aplikasi yang dapat
mengakibatkan penggunaan tak terkendali ataupun merugikan sistem
operasi atau arsip data.
b. Mengendalikan pengguna yang satu dari pengguna lainnya agar
seorang pengguna tidak dapat menghancurkan atau mengkorupsi
program atau data pengguna lainnya.
c.
Mencegah arsip-arsip atau program seorang pengguna dirusak oleh
program lainnya yang digunakan oleh pengguna yang sama.
d. Mencegah sistem operasi dari bencana yang disebabkan oleh kejadian
eksternal, seperti kerusakan pada pembangkit listrik. Juga agar sistem
dapat memulihkannya kembali jika hal ini sampai terjadi.
Risiko-risiko yang mungkin dihadapi oleh sistem operasi dalam
penggunaannya, antara lain adalah :

a.
Penyalahgunaan oleh pengguna melalui akses ke sistem operasi,
seperti layaknya manajer sistem.
b. Penyalahgunaan oleh pengguna yang mendapat keuntungan dari
akses yang tidak sah.
c.
Perusakan oleh pengguna-pengguna yang secara serius mencoba
untuk merusak sistem atau fungsi-fungsi.
Prosedur-prosedur pengendalian terhadap sistem operasi yang
biasanya dilakukan adalah sebagai berikut:

a.
Pemberian atau pengendalian password.
b. Pengamanan pemberian akses ke pegawai.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

c.
Pembuatan pernyataan dari pengguna tentang tanggung-jawab
mereka untuk menggunakan sistem dengan tepat dan jaminan akan
menjaga kerahasiaannya.
d. Pembentukan suatu kelompok keamanan (security group) untuk
memonitor dan melaporkan pelanggaran.
e.
Penetapan kebijakan formal untuk mengatasi para pelanggar.
2.
Pengendalian Sumberdaya Data
Berkaitan dengan penggunaan sumberdaya data, risiko-risiko yang
mungkin dapat terjadi di antaranya adalah karena adanya: bencana
(kebakaran, banjir, dan sebagainya), kerugian yang terjadi dalam
pemanfaatan sumberdaya data, kehilangan tidak sengaja, pencurian
dan penyalahgunaan data, serta korupsi data.

Untuk memanfaatkan penggunaan sumberdaya data secara efektif,
efisien, dan ekonomis, prosedur-prosedur yang harus dipasangkan
untuk pengendalian sumberdaya data, antara lain meliputi:

a.
Pembuatan backup arsip data.
b. Penyimpanan data di lokasi terpisah untuk arsip backup.
c.
Penentuan akses terbatas atas arsip data berdasarkan otorisasi dan
penggunaan password.
d. Penggunaan teknologi
biometric (seperti suara, jari, atau cetak
retina) untuk akses data yang risikonya tinggi.
e.
Pembatasan kemampuan query agar data sensitif tidak dapat dibaca.
f.
Pembuatan backup secara periodik seluruh basisdata.
g. Pembuatan prosedur pemulihan (recovery) untuk memulai suatu
sistem dari arsip backup dan register transaksi.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

3.
Pengendalian Struktur Organisasi
Risiko-risiko yang mungkin terjadi dalam pengendalian struktur
organisasi terdiri dari: Kecurangan, ketidakcukupan dokumentasi
fungsi-fungsi sistem dan program, dan kehilangan arsip-arsip.

Untuk meminimalkan kemungkinan risiko dari pengendalian struktur
organisasi, prosedur-prosedur pengendalian yang diperlukan adalah
sebagai berikut:

a.
Pemisahan administrator basisdata dari fungsi lainnya, terutama dari
fungsi pengembangan sistem.
b. Pemisahan fungsi pengembangan sistem dari fungsi pengoperasian dan
pemeliharaan. Pemisahan ini membantu untuk menjamin bahwa
dokumentasi yang cukup telah diberikan oleh petugas pengembang
dan mengurangi peluang kecurangan. Kecurangan dapat terjadi ketika
seorang programmer memberikan kode (code) yang dapat
memungkinkannya mengakses sistem dan membuat perubahanperubahan
yang kemungkinan besar tidak terdeteksi di kemudian hari.
c.
Pemisahan data library untuk arsip kumpulan kegiatan untuk
mengamankan arsip tape guna meyakinkan bahwa tidak salah
peletakannya atau pemusnahannya.
4.
Pengendalian Pengembangan Sistem
Risiko-risiko dalam pengembangan sistem terdiri dari: pembuatan
sistem yang tidak penting, tidak berguna, tidak ekonomis, atau tidak
dapat diaudit.

Prosedur-prosedur pengendalian untuk pengembangan sistem adalah
sebagai berikut:

a.
pengotorisasian yang memadai atas sistem yang memberikan bukti
justifikasi keekonomisan dan kelayakannya;
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

b. pelibatan pengguna dalam pengembangan sistem;
c.
pendokumentasian yang memadai atas seluruh kegiatan
pengembangan;
d. pelibatan auditor dalam kegiatan-kegiatan pengembangan sistem;
e.
pengujian seluruh program secara komprehensif, terutama mengenai
keakuratan (dengan membandingkan hasil pengujian program dengan
hasil yang diharapkan) dan keterhandalannya.
5.
Pengendalian Pemeliharaan Sistem
Risiko-risiko pemeliharaan sistem mencakup korupsi sistem melalui
pengkorupsian program dan aktivitas-aktivitas sistem secara sengaja
atau tidak sengaja serta akses ke sistem dan aplikasi secara tidak sah.

Prosedur-prosedur pengendalian untuk pemeliharaan sistem adalah
seperti berikut ini:

a.
pengotorisasian formal atas perubahan-perubahan program dan
sistem;
b. pendokumentasian yang teliti atas aktivitas dan peningkatan (update)
sistem;
c.
pengujian sistem dan program secara berkelanjutan;
d. pengamanan kepustakaan program sumber (source program), yaitu
tempat kode program aplikasi disimpan guna mencegah perubahanperubahan
yang tidak sah;
e.
penggunaan laporan modifikasi program untuk memonitor perubahanperubahan
program;
f.
pemberian nomor versi ke setiap program untuk melacak perubahan
dan membandingkannya dengan laporan modifikasi.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

6.
Pengendalian Pusat Komputer
Risiko-risiko pusat komputer adalah kerusakan pada fungsi-fungsi
komputer yang berasal dari gangguan alam dan kegagalan sumber
tenaga listrik. Untuk meminimalkan gangguan terhadap pusat
komputer, prosedur-prosedur pengendaliannya adalah sebagai berikut:

a.
penempatan pusat komputer yang jauh dari area bahaya, seperti
daerah banjir dan pabrik pengolahan;
b. pengamanan akses ke fasilitas-fasilitas komputer;
c.
penggunaan sistem perangkat bawah tanah dan penyaluran air;
d. pembatasan akses kepada pegawai yang tidak berwenang dan
pemberian tanda masuk bagi yang berwenang;
e.
pengendalian temperatur dan kelembaban;
f.
penggunaan alarm kebakaran dan sistem pemadaman otomatis;
g. penggunaan
pengatur voltase listrik, pencegah goncangan,
pembangkit, dan baterai;
h. pembuatan dan pengujian rencana pemulihan dari bencana (disaster
recovery plan) yang mengidentifikasikan langkah-langkah yang harus
diambil jika terjadi bencana, seperti site backup, aplikasi-aplikasi
yang harus diperbaiki dari backup, prosedur penyimpanan off-site,
dan pelatihan suatu tim atas pekerjaan pemulihan dari bencana.
Lokasi backup bisa bersama-sama dengan perusahaan lain atau suatu
lokasi yang dioperasikan oleh perusahaan yang sama. Aplikasi-aplikasi
yang biasanya penting untuk di-backup adalah penjualan, kewajiban
legal, piutang dagang, produksi, pembelian, dan hubungan
masyarakat. Basisdata, dokumentasi sistem, dokumen-dokumen
sumber, dan perangkat-prangkat kritis (cek, faktur, dan order
pembelian) juga harus di-back-up. Pengujian periodik atas rencana

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

pemulihan adalah penting untuk melatih pegawai, memberi keyakinan
bahwa rencana sesuai dengan kondisi terakhir, dan untuk meyakinkan
rencana akan bekerja secara efektif nantinya.

7.
Pengendalian Komunikasi
Pengendalian komunikasi biasanya berfokus pada sistem jaringan. Tipe
utama risiko-risikonya biasanya berhubungan dengan hal-hal berikut:

a.
ancaman subversif dari pengambilan pesan-pesan, penyerangan
(hacking) komputer, dan penolakan pelayanan (denial-of-service);
b. kegagalan peralatan yang mengganggu, merusak, atau mengkorupsi
transmisi data.
Untuk mengatasi permasalahan komunikasi, maka prosudur-prosedur
pengendalian komunikasi adalah sebagai berikut:

a.
penggunaan suatu firewall yang menghubungkan koneksi eksternal
kepada gateway atau proxy server. Firewall mencegah akses langsung
ke suatu sistem komputer, kecuali akses oleh pengguna yang sah dan
mempunyai kewenangan akses yang telah ditentukan. Firewall juga
bisa digunakan untuk membedakan suatu bagian jaringan internal
(LAN) dari bagian lainnya. Suatu keamanan tingkat tinggi dapat juga
diberikan oleh firewall guna pembatasan koneksi langsung ke
internet;
b. penggunaan
password sekali-pakai (one-time) yang dihasilkan oleh
alat khusus (smart card) yang memberi pengguna suatu password baru
setiap satu atau dua menit. Seseorang yang mencoba mengambil
password akan tidak dapat menggunakannya karena password
tersebut kadaluarsa begitu digunakan;
c.
penggunaan perangkat lunak keamanan untuk mencegah serangan
penolakan-pelayanan;
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

d. penggunaan enkripsi data untuk mencegah akses ke data oleh pihakpihak
yang tidak berwenang; Enkripsi merupakan konversi data ke
suatu bentuk kode. Konversi dibuat oleh suatu program enkripsi yang
menghasilkan suatu password yang merupakan kunci enkripsi yang
e.
penggunaan nomor-nomor urutan pesan untuk menjamin bahwa
seluruh pesan yang dikirim telah diterima sehingga penyusup tidak
dapat terlibat dalam suatu transmisi melalui penghapusan atau
pengubahan bagian-bagian transmisi;
f.
penggunaan suatu registrasi transaksi pesan untuk mencatat identitas
(ID), lokasi, dan nomor
diidentifikasikan;
telepon sehingga penyusup dapat
g. penggunaan alat pemamempersyaratkan seorang
nggilan
pengguna
kembali
untuk
(call-back)
memasukkan
yang
suatu

password yang dapat diidentifikasikan pada saat koneksi. Begitu
diidentifikasikan, pemanggil diputuskan dan dipanggil kembali oleh
sistem berdasarkan alamat yang berhubungan dengan password
tersebut;

h. penggunaan pengecekan gema (echo check) untuk mencegah data
dikorupsi oleh desisan (noise) selama transmisi. Suatu gema
melakukan pengecekan dengan cara penerima mengembalikan pesan
kembali ke pengirim agar pengirim membandingkannya dengan pesan
asal yang dikirimkannya;
i.
penggunaan parity bits yang mengecek “nomor-nomor 1” dalam suatu
byte dan/atau suatu pesan pada saat dikirim. Nomor-nomor ini
dibandingkan dengan “nomor-nomor 1” yang diterima untuk
meyakinkan keduanya sama;
j.
penggunaan sistem backup untuk jaringan yang dapat memulihkan
fungsi-fungsi jaringan dan transmisi data jika server jaringan rusak.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

8.
Pengendalian Pertukaran Data Elektronik
Risiko-risiko yang berhubungan dengan pertukaran data elektronik
(electronic data interchange) menyangkut transaksi dan akses yang
tidak sah ke berbagai arsip data serta kurangnya informasi transaksi
yang cukup.

Prosedur-prosedur pengendaliannya adalah sebagai berikut:

a.
pemvalidasian password dan kode identitas oleh sistem customer dan
vendor; pengotorisasian tabel-tabel yang menentukan tingkat dan tipe
akses arsip data perusahaan oleh rekanan bisnisnya;
b. penggunaan register pengendalian yang mencatat transaksi melalui
setiap tahap pertukaran data elektronik.
9.
Pengendalian Komputer Mikro
Risiko-risikonya mencakup akses yang tidak sah ke data dan program,
pemisahan tugas yang tidak memadai, backup, serta prosedurprosedur
pengembangan dan pemeliharaan sistem.

Prosedur-prosedur pengendaliannya paling tidak mencakup hal
berikut:

a.
penggunaan alat pengunci untuk mencegah akses ke komputer,
khususnya melalui drive A yang dapat digunakan untuk memulai
(booting) sistem menggunakan program yang dapat melewati
perangkat pengamanan;
b. penggunaan password bertingkat untuk membatasi berbagai tingkatan
pengguna terhadap suatu sistem guna pengaksesan arsip atau program
tertentu; backup rutin ke floppy disk, hard drive, dan tape;
c.
penggunaan prosedur-prosedur penyeleksian perangkat lunak
komersial dan resmi.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

E. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan aplikasi tertentu, suatu
subsistem, atau program-program dalam sistem komputer. Pengendalian
aplikasi ini digolongkan dalam tiga kategori, yaitu pengendalian masukan,
pengendalian pemerosesan, dan pengendalian keluaran.

1. Pengendalian Masukan
Pengendalian masukan berusaha untuk menjamin bahwa transaksitransaksi
yang dimasukkan ke dalam suatu sistem adalah sah, akurat,
dan lengkap.

Prosedur-prosedur pengendaliannya adalah sebagai berikut:

a.
pengendalian atas akses ke dokumen asal;
b. penggunaan dokumen asal yang dipranomori;
c.
penggunaan pengecekan digit (check digit) untuk mencegah kesalahan
penerjemahan dan penempatan;
d. penggunaan total kumpulan (batch total) yang biasanya berhubungan
dengan kumpulan-kumpulan transaksi;
e.
pengendalian validasi (validation control) untuk mengecek data yang
hilang, field yang kosong, atau ruang kosong di data, dan mengecek
kesalahan-kesalahan dalam tipe-tipe data (karakter atau angka), guna
menjamin bahwa penjumlahan adalah dalam suatu interval tertentu
atau tidak melebihi batasan tertentu;
f.
penggunaan prosedur-prosedur untuk menentukan agar penjumlahan
atau record-record secara relatif adalah wajar bila dibandingkan
dengan tipe-tipe data yang diharapkan, memiliki tanda yang benar
(misalnya semua jumlah penjualan haruslah positif), dan dalam urutan
yang benar;
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

g. penggunaan label-label arsip internal (khususnya untuk
tape) untuk
menjamin bahwa arsip-arsip data yang benar telah diproses;
h. penggunaan prosedur koreksi kesalahan untuk memberitahu pengguna
bahwa kesalahan telah terjadi, untuk menandakan kesalahan dalam
arsip-arsip guna perbaikan sebelum diproses, atau mempersyaratkan
pemasukan ulang data (dimulai dari awal dengan suatu kumpulan);
i.
penataan kesalahan arsip-arsip dan laporan-laporan guna mendaftar
kesalahan-kesalahan dan perbaikan-perbaikannya.
2.
Pengendalian Pemerosesan
Prosedur-prosedur pengendalian pemerosesan adalah sebagai berikut:

a.
pengendalian data total (batch data control) harus dijalankan ulang
pada setiap langkah dalam suatu pemerosesan untuk
memperhitungkan kembali pengendalian total (control total);
b. penggunaan
register transaksi untuk mengidentifikasikan setiap
transaksi yang diproses oleh suatu sistem dan memisahkan transaksi
yang berhasil dari yang tidak berhasil (ke dalam suatu arsip
kesalahan). Register tersebut harus menguraikan transaksi-transaksi
yang dihasilkan secara eksternal dan internal. Nomor-nomor transaksi
harus secara unik mengidentifikasikan masing-masing transaksi
sehingga suatu transaksi dapat dilacak melalui suatu sistem guna
menyajikan suatu jejak audit.
3.
Pengendalian Keluaran
Pengendalian keluaran melindungi keluaran dari kerugian, korupsi,
dan akses yang tidak sah. Pengendalian ini meliputi:

a.
pembatasan akses ke arsip-arsip keluaran (elektronik dan hardcopy)
melalui perlindungan arsip-arsip dalam proses pentransmisian atau
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

pencetakan, penataan jumlah tembusan, dan penggunaan kertas
berangkap yang memungkinkan pencetakan tanpa memungkinkan
isinya dibaca (seperti halnya rekening koran bank, nomor pin, slip
gaji, atau laporan nilai);

b. penyeliaan pekerja-pekerja yang mencetak dan mengkopi data atau
memberikan pelayanan pengiriman;
c.
pembatasan akses penghancuran atau pengendalian sampah dokumen;
d. penelaahan keluaran atas keakuratannya;
e.
penggunaan kotak surat yang terkunci;
f.
persyaratan penerimaan untuk pengambilan dokumen dan pemberian
tanda-terima;
g. penyimpanan dokumen-dokumen sensitif dalam lokasi yang aman.
Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Soal Latihan

1.
Apakah yang dimaksud dengan pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi?
2.
Apakah perbedaan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi?
3.
Jika Anda mengaudit sistem yang berbasis komputer, uraikanlah
pengendalian pengendalian yang harus Anda dalami!
4.
Apakah ada perbedaan pendekatan audit terhadap sistem informasi yang
belum dan yang sudah terkomputerisasi? Jika ada, jelaskanlah!
5.
Apakah yang dimaksud dengan pengendalian komunikasi data? Uraikanlah!
Diskusi Kasus

Fenomena cybercrime memang harus diwaspadai karena kejahatan ini agak
berbeda dengan kejahatan lain pada umumnya. Cybercrime dapat dilakukan
tanpa mengenal batas teritorial dan tidak diperlukan interaksi langsung antara
pelaku dengan korban kejahatan. Bisa dipastikan dengan sifat global internet,
semua negara yang melakukan kegiatan internet hampir pasti akan terkena
impas perkembangan cybercrime ini.

Berita Kompas Cyber Media menulis bahwa berdasarkan survei AC Nielsen
Indonesia ternyata menempati posisi ke enam terbesar di dunia atau ke empat
di Asia dala tindak kejahatan di internet. Meski tidak disebutkan secara rinci
kejahatan macam apa saja yang terjadi di Indonesia maupun WNI yang terlibat
dalam kejahatan tersebut, hal ini merupakan peringatan bagi semua pihak
untuk mewaspadai kejahatan yang telah, sedang, dan akan muncul dari
pengguna teknologi informasi

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Jika seseorang mendapatkan akses tidak sah ke sumber informasi organisasi
orang itu adalah seorang penjahat komputer. Sebagian penjahat komputer
adalah pegawai dan sebagian lainnya orang luar.

Diskusikanlah ancaman keamanan sistem informasi apa yang umumnya
dilaksanakan oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

BAB VI
DAMPAK ETIKA DAN SOSIAL
PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

Tujuan Pemelajaran Khusus:
Setelah mempelajari bab ini, para peserta diharapkan mampu
:

1.
menjelaskan mengenai dampak perkembangan dan pemanfaatan teknologi
informasi terhadap etika dan lingkungan sosial masyarakat pengguna;
2.
memahami bagaimana etika berhubungan dengan sistem informasi; dan
3.
mengenali peran etika dalam organisasi dan perlunya penerapan budaya etika.
A. Pendahuluan
Meningkatnya penggunaan komputer menjadi perhatian yang semakin
besar, terutama pengaruhnya terhadap etika dan sosial di masyarakat
pengguna. Di satu sisi, perkembangan teknologi komputer sebagai sarana
informasi memberikan banyak keuntungan. Salah satu manfaatnya adalah
bahwa informasi dapat dengan segera diperoleh dan pengambilan
keputusan dapat dengan cepat dilakukan secara lebih akurat, tepat dan
berkualitas.

Namun, di sisi lain, perkembangan teknologi informasi, khususnya
komputer menimbulkan masalah baru. Secara umum, perkembangan
teknologi informasi ini mengganggu hak privasi individu. Bahwa banyak
sekarang penggunaan komputer sudah di luar etika penggunaannya,
misalnya: dengan pemanfaatan teknologi komputer, dengan mudah
seseorang dapat mengakses data dan informasi dengan cara yang tidak
sah. Belum lagi ada sebagian orang yang memanfaatkan komputer dan
internet untuk mengganggu orang lain dengan tujuan sekedar untuk
kesenangan serta hobinya. Adapula yang memanfaatkan teknologi
komputer ini untuk melakukan tindakan kriminal. Bukan suatu hal yang

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

baru bila kita mendengar bahwa dengan kemajuan teknologi ini, maka
semakin meningkat kejahatan dengan memanfaatkan teknologi informasi
ini.

Pada perkembangannnya, beberapa faktor negatif terjadi berkaitan
dengan penggunaan sistem informasi oleh manusia, mengingat dalam
menggunakan komputer, pengguna berhubungan dengan sesuatu yang
tidak tampak. Dibalik kecepatan, kecermatan dan keotomatisan dalam
memproses pekerjaan, ternyata teknologi informasi memuat dilemadilema
etis sebagai akibat sampingan dari adanya unsur manusia sebagai
pembuat, operator dan sekaligus penggunanya.

Terdapat fakta-fakta yang mengindikasikan bahwa mayoritas penjahat
komputer adalah mereka yang masih muda, cerdas dan kebanyakan lakilaki.
Kemampuan mereka dalam menerobos bahkan merusak sistem
semakin maju seolah kejar-mengejar dengan perkembangan proteksi yang
dibuat untuk melindungi sistem tersebut. Berbagai macam bentuk fraud
mengiringi pemakaian sistem informasi semisal pembelian barang melalui
internet dengan menggunakan kartu kredit bajakan.

Manusia sebagai pembuat, operator dan sekaligus pengguna sistem
tersebutlah yang akhirnya menjadi faktor yang sangat menentukan
kelancaran dan keamanan sistem. Hal-hal inilah yang kemudian
memunculkan unsur etika sebagai faktor yang sangat penting kaitannya
dengan penggunaan sistem informasi berbasis komputer, mengingat salah
satu penyebab pentingnya etika adalah karena etika melingkupi wilayahwilayah
yang belum tercakup dalam wilayah hukum. Faktor etika disini
menyangkut identifikasi dan penghindaran terhadap unethical behavior
dalam penggunaan sistem informasi berbasis komputer.

Identifikasi terhadap unethical behavior melibatkan unsur-unsur didalam
dan diluar diri manusia sebagai atribut-atribut yang mempengaruhi

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

perilaku manusia. Atribut-atribut karakteristik demografi manusia seperti
umur, gender, tingkat kecerdasan, disamping nilai-nilai agama dan
keluarga adalah unsur internal yang dimaksud. Sedangkan lingkungan
sekitar seperti struktur organisasi, budaya dan situasi sekitar adalah
faktor eksternal yang ikut menentukan perilaku manusia.

B. Perilaku Moral dan Konsep Etika
Dalam suatu masyarakat yang memiliki kesadaran sosial, tentunya setiap
orang diharapkan dapat melakukan apa yang benar secara moral, etis dan
mengikuti ketentuan hukum yang berlaku. Moral adalah tradisi
kepercayaan mengenai perilaku benar dan salah3. Moral dipelajari setiap
orang sejak kecil sewaktu yang bersangkutan masih anak-anak. Sejak
kecil , anak-anak sudah diperkenalkan perilaku moral untuk membedakan
mana yang baik dan buruk, mana yang boleh dan tidak, atau mana
tindakan yang terpuji dan tercela. Sebagai contoh: anak-anak diminta
berlaku sopan terhadap orang tua, menghormati guru, atau tidak
menyakiti teman-temannya. Pada saat anak-anak telah dewasa, dia akan
mempelajari berbagai peraturan yang berlaku di masyarakat dan
diharapkan untuk diikuti. Peraturan-peraturan tingkah laku ini adalah
perilaku moral yang diharapkan dimiliki setiap individu..

Walau berbagai masyarakat tidak mengikuti satu set moral yang sama,
terdapat keseragaman kuat yang mendasar. “Melakukan apa yang benar
secara moral” merupakan landasan perilaku sosial kita.

Tindakan kita juga diarahkan oleh etika (ethics). Kata ethics berakar dari
bahasa Yunani ethos, yang berarti karakter. Etika adalah satu set
kepercayaan, standar, atau pemikiran yang mengisi suatu individu,
kelompok atau masyarakat. Semua individu bertanggung jawab pada
masyarakat atas perilaku mereka. Masyarakat dapat berupa suatu kota,
negara, atau profesi.

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

Tidak seperti moral, etika dapat sangat berbeda dari satu masyarakat ke
masyarakat lain. Kita melihat perbedaan ini dibidang komputer dalam
bentuk perangkat lunak bajakan- perangkat lunak yang digandakan secara
ilegal lalu digunakan atau dijual.

Hukum adalah peraturan perilaku formal yang dipaksakan oleh otoritas
berdaulat, seperti pemerintah, pada rakyat atau warga negaranya.
Hingga kini sangat sedikit hukum yang mengatur penggunaan komputer.
Hal ini karena komputer merupakan penemuan baru dan sistem hukum
kesulitan mengikutinya.

Kasus pertama kejahatan komputer terjadi pada tahun 1966, saat
programer untuk suatu bank membuat suatu tambahan di program
sehingga program tersebut tidak dapat menunjukan bahwa pengambilan
dari rekeningnya telah melampau saldo. Ia dapat terus menulis cek walau
tidak ada lagi uang di rekeningnya. Penipuan ini terus berlangsung hingga
komputer tersebut rusak, dan pemrosesan secara manual mengungkapkan
saldo yang telah minus. Programer tersebut tidak dituntut melakukan
kejahatan komputer, karena peraturan hukumnya belum ada. sebaliknya,
ia dituntut membuat entry palsu di catatan bank.

Kita dapat melihat bahwa penggunaan komputer dalam bisnis diarahkan
oleh nilai-nilai moral dan etika dari para manajer, spesialis informasi dan
pemakai, dan juga hukum yang berlaku. Hukum paling mudah
diinterpretasikan karena berbentuk tertulis. Di pihak lain, etika tidak
didefinisikan secara persis dan tidak disepakati oleh semua anggota
masyarakat. Bidang yang sukar dari etika komputer inilah yang sedang
memperoleh banyak perhatian.

C. Perlunya Budaya Etika
Pendapat yang luas terdapat dalam organisasi sektor publik adalah bahwa
suatu instansi mencerminkan kepribadian pemimpinnya. Misalnya,

Pusdiklatwas BPKP- 2007

Sistem Informasi Manajemen

pengaruh pimpinan instansi pada tindakan/perbuatan korupsi selama
masa berkuasanya pemerintahan orde baru telah membentuk kepribadian
pejabat-pejabat publik perpengaruh sedemikian rupa pada organisasi
mereka sehingga masyarakat cenderung memandang institusi pemerintah
tersebut sebagai organisasi yang korup.

Hubungan antara pimpinan dengan instansi merupakan dasar buday

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s